5 причин внедрить CRM систему в стоматологии: как изменится бизнес после автоматизации?

Главная цель любого бизнеса, независимо от индустрии, – это рост. За этим показателем стоят и количество клиентов, и размер вашего штата, и обороты, и наконец, ваша конечная прибыль. 

Чем быстрее растет бизнес, тем больше задач ложится на плечи руководителя. При этом их количество прямо пропорционально размеру дела. Именно поэтому любой хороший менеджер, в первую очередь, стремится рационализировать и отладить все основные бизнес-процессы:

• автоматизировать все, что можно автоматизировать;
• нивелировать человеческий фактор;
• доверять данным, а не глазам;
• учиться на собственных ошибках. 

Бизнес, который следует вышеперечисленным подходам останется конкурентоспособным вне зависимости от рыночной ситуации. Проще говоря, оптимизация правит бал, а незаменимым инструментом руководителя становится его CRM-система.  

В этой статье мы детально рассмотрим преимущества системы управления стоматологическим бизнесом Denta Pro CRM и расскажем, как всего один инструмент может повлиять на скорость принятия решений и рост ключевых бизнес-показателей стоматологической клиники.   Давайте разберемся, зачем бизнесу CRM - система?

Автоматизация работы клиники и лечения пациентов 

‍

По статистике, доктора и администраторы тратят от 30 до 90 минут своего рабочего времени на поиск и уточнение информации о пациентах. Ежедневно! С Denta Pro CRM это время можно уменьшить в разы: все нужные данные о любом пациенте будут находиться на расстоянии клика. 

• Личный профайл каждому пациенту. CRM для стоматологии позволяет не только перевести данные о ваших пациентах в цифру, но и автоматически систематизирует их. Каждая карточка пациента может хранить ФИО, контактные данные, историю болезни, результаты обследований, заметки врачей, любые нужные фото и видео-файлы (например, рентгены). Проще говоря, все, что может пригодиться для мгновенного доступа к нужной информации. 

• Интерактивная зубная карта. Чтобы упростить коммуникацию между врачами, а также повысить клиентоориентированность вашего бизнеса, Denta Pro CRM позволяет вести детальные зубные карты для каждого клиента. Состояние пародонта, состояние зубов, пломбы, цвет эмали и многое другое будет собрано в одном удобном профайле. 

• План лечения пациента. Подготовка плана лечения, особенно при участии нескольких докторов, процесс весьма трудоемкий. Используя программу для учета пациентов в стоматологии, вы сможете создавать и редактировать планы любой сложности. С одной стороны, это сохранит время вашего персонала. С другой – ваши пациенты смогут получать детальные и понятные планы прямо себе на почту или в распечатанном виде при визите к врачу. Так, сам процесс лечения будет намного прозрачнее и удобнее.   

• Все файлы – под рукой. Рентгеновские снимки, видео и фотографии. Все это можно прикрепить к карточке пациента и сэкономить время вашему персоналу на поиск информации.

• Работа со страховыми и другими компаниями. Хорошая CRM система облегчает работу не только с вашими клиентами, но и третьими лицами, участвующими в бизнес-процессах. Например, с подрядчиками или страховыми компаниями. Чтобы провести оплату по страховому полису, достаточно выбрать тип оплаты для пациента. Все остальное система сделает за вас. То есть, процесс взаиморасчетов со страховой будет максимально простым и удобным.  

• Экономия времени на ежедневных задачах. Мелкая рутина способна «съедать» до трети рабочего времени вашего персонала. CRM система поможет вернуть это время. Вы можете автоматизировать десятки мелких задач, начиная от поиска информации о клиентах и подготовки отчетности до начисления зарплат и проведения инвентаризации.  

Оптимизация ресурсов клиники

‍

Второе важнейшее преимущество CRM системы – оптимизация всех расходов вашей клиники. Функционал Denta Pro CRM позволит вам детально проанализировать все затраты клиники, найти слабые места, и оптимизировать их. Так, вы сможете существенно снизить лишние затраты бизнеса. 

• Автоматизация учета товаров. Грубо говоря CRM связывает воедино склад, логистику и вашу клинику. Используя всего одну систему вы можете управлять движением товаров, остатками на складе, списанием расходников во время процедур, заказами товаров, расчетами с поставщиками и многим другим. Такой комплексный подход поможет избежать недостач и убережет ваш бизнес от возможных хищений препаратов.   

• Анализ эффективности рекламных кампаний. Извечная проблема маркетинга – измерение ключевых метрик. Используя продвинутую CRM-систему вы сможете контролировать каждый канал, знать, что работает в рекламе, а что – нет, понимать откуда приходят ваши клиенты и сколько стоит их привлечение. Благодаря этому, вы сможете работать только с эффективными каналами коммуникации, без ненужных маркетинговых затрат.     

• Автоматические напоминания о визите. Каждая неявка клиента или перенос записи – это ваша недополученная прибыль. Настроив автоматические СМС-уведомления для пациентов, вы сможете минимизировать негативное влияние этой проблемы и рассчитать максимально эффективную нагрузку для вашей клиники.   

• Интеграция с IP-телефонией. Качество общения с клиентами – одно из ключевых конкурентных преимуществ любого сервисного бизнеса. Интеграция с IP-телефонией поможет вам разработать эффективные сценарии общения с клиентами, минимизировать пропущенные вызовы и всегда знать, кто вам звонит. 

• Персонализированные права доступа в систему. Благодаря Denta Pro CRM каждое действие вашего персонала будет учтено и зафиксировано в специальном отчете руководителя. Это позволит минимизировать риски, связанные с недобросовестностью персонала, а также защитит ваш бизнес от разных махинаций. Например, сотрудники не смогут корректировать данные системы после завершения смены или за прошедший период времени.   

Оптимизация процессов

‍

По мере роста вашего бизнеса управление в  “ручном” режиме становится все более неэффективными и дорогостоящими. С Denta Pro CRM ваша команда будет работать как часы. 

• Напоминания для сотрудников. Имея профайл для каждого сотрудника (как и для пациента), вы можете эффективно управлять вашим  штатом. Заказ товара, изменения в графике, коммуникация с клиентами и т.д. Все эти задачи можно автоматизировать и не переживать о том, что вы забыли напомнить о чем-то важном.    

• Все задачи под контролем. Переведите качество планирования на новый уровень. В системе можно ставить детальные задачи, назначать ответственных, и, в целом, следить за прогрессом вашей клиники.

• Мобильное приложение для врачей. В дополнение к десктопной версии, у Dental Pro CRM существует отдельное приложение для стоматологов. С ним ваши врачи будут знать свое расписание, детали предстоящих визитов, а также предпочтения или противопоказания своих клиентов. 

• Автоматизация начисления зарплат.  Смотрите актуальные показатели по зарплатам в реальном времени, контролируйте зарплатные ведомости для клиники и каждого отдельного сотрудника, и главное – экономьте время и ресурсы настроив автоматическое начисление заработной платы. С CRM системой вы всегда будуте знать за какую услугу начислены деньги, какие материалы использовались во время нее, и по какой схеме вы работаете с сотрудником.  

• Автоматические отчеты. Забудьте о таблицах, ведь с CRM-системой вся отчетность будет формироваться автоматически, а ваша команда – заниматься непосредственно своей работой. 

• Измерение эффективности в реальном времени. Хотите проверить, как ведет себя одна из ваших ключевых бизнес-метрик? Пожалуйста, Denta Pro CRM проанализирует данные и сгенерирует нужный отчет за считанные секунды.   

Увеличение прибыли

‍

Следствием лояльности вашей клиентуры является увеличение финансовых показателей. С Denta Pro CRM вы сможете предоставлять качественный сервис каждому клиенту независимо от их количества.  

• Акционные предложения и дисконты. Для начала сегментируйте клиентов по самым разным параметрам (уровню прибыли, удовлетворенностью сервисом, интересующимися определенной услугой и т.д.). Это позволит вам разработать и внедрить гибкую систему скидок – или настроить индивидуальные акционные предложения. Все – в одном удобном интерфейсе.

• SMS и Email рассылки. Используйте вашу клиентскую базу максимально эффективно. Инструмент массовой рассылки поможет вам рассказать клиентам о новых услугах или акциях, поздравить их с днем рождения или пригласить на повторный визит.

• Генератор повторных визитов. Располагая полной информацией о ваших клиентах, вы можете повышать частоту визитов не прибегая к дополнительным тратам на рекламу. Просто настройте автоматическое приглашение, напомните о необходимости плановой процедуры или предложите клиенту скидку на следующую услугу. 

• Детальная фиксация доходов и расходов. Учет в стоматологической клинике абсолютно всех денежных передвижений внутри бизнеса даст полную картину о процессах, которые требуют внимания и улучшения. 

• Рекомендации в чеках. CRM система может подсказать администратору, какую услугу стоит порекомендовать клиенту в конкретной ситуации, тем самым увеличив средний чек.

• Виджет онлайн-записи. С одной стороны, возможность записаться на консультацию к доктору онлайн 24 на 7, упрощает жизнь вашим клиентам. С другой стороны, это экономит деньги самой клинике, ведь умное управление расписанием врачей и визитами пациентов позволит сократить количество событий, ведущим к сдвигам графика клиники. 

Точные данные для точного управления  

‍

Последние в списке, но не последнее по важности. В современном мире данные являются эквивалентом валюты для бизнеса. Только на основе цифр можно принимать не просто взвешенные, но и эффективные решения. Таким образом оставаясь конкурентоспособным в вашей нише.   

С Denta Pro CRM у вас появится доступ к более 150 информативным и полезным отчетам доступных в реальном времени.  

• “Отчет о движении денежных средств” покажет все наличные и безналичные расчеты, доход от услуг и ваши траты.
• P&L отчет отражает доходы и расходы за день, месяц, год или выбранный отрезок времени. В отличие от отчета о движении денежных средств, «Доходы и расходы» дает детализированную информацию по направлениям деятельности.
• “Отчет о сотрудниках” отображает ключевые метрики по вашему персоналу (количество обслуженных клиентов, средний чек, итоговый доход и т.д.)  
• Благодаря отчету “Удержание первичных клиентов” вы будете знать какие клиенты впервые посетили клинику, сколько из них пришли повторно или стали постоянными. Кроме этого, вы сможете узнать источник привлечения клиента. 
• Отчет “Утраченные клиенты” поможет вам сформировать список и запустить кампанию для возвращения пациентов в клинику. 
• В “Продаже услуг” вы сможете посмотреть все услуги, оказанные клиентам за определенный промежуток времени. 
• Отчет “Прибыльность услуг” демонстрирует ситуацию в целом: какие направления стоматологической клиники прибыльны, какие – убыточны, а какие требуют корректировки.   
• В “Расчетах с поставщиками” собраны приходы, оплаты, продажи, задолженности и прочая информация, касающаяся взаиморасчетов с вашими партнерами.

Заключение

‍

Независимо от процесса, управленцу жизненно важно быть в курсе всех ключевых событий бизнеса. Поток клиентов и их удовлетворенность, переговоры с поставщиками, расчеты с персоналом, прибыльность услуг и многое другое требуют эффективного управления. На помощь приходят технологии. 

CRM-системы поддерживают команды, унифицируют и оптимизируют, экономят время и помогают планировать. Когда-то подобный функционал был доступен только энтерпрайз-компаниям, сегодня же автоматизированные помощники стоят на вооружении бизнесов всех мастей и размеров. Если вы ищите CRM-систему для стоматологической клиники, ваша бесплатная демо-версия Dental Pro CRM уже готова к использованию.